El Sistema OTAN de Catalogación (NATO Codification System, NCS, en inglés) es un acuerdo de estandarización bajo el cual todos los artículos de abastecimiento militares (por ejemplo, equipos, repuestos o municiones) son identificados, descritos, clasificados y numerados con un Número OTAN de Catálogo, NOC (NATO Stock Number, NSN, en inglés).

Puesto en marcha en 1958, hoy en día hay 72 países suscritos al mismo, no solo los 28 países de la OTAN, sino otras 44 naciones apadrinadas, gestionando más de 17 millones de artículos de abastecimiento únicos, 34 millones de referencias de artículos de producción y 2 millones de referencias de fabricantes.

El fin de la estandarización del Sistema OTAN de Catalogación es la identificación de manera única e inequívoca de cualquier artículo de abastecimiento y que esta información sea compartida fácilmente entre los miembros firmantes de la OTAN para mejorar la operatividad en un entorno multilingüe, facilitando los procesos logísticos de compra, suministro, mantenimiento, almacenaje, transporte y planificación, permitiendo la intercambiabilidad, promoviendo la estandarización y mejorando el apoyo logístico de la manera más económica posible. Así, los diferentes países miembros de la Alianza Atlántica pueden cooperar de manera fácil dando soporte logístico en operaciones militares, en ayuda frente a desastres o de mantenimiento de la paz.

El objetivo principal del Sistema OTAN de Catalogación es asegurar que el personal militar desplegado en cualquier posible escenario de operaciones pueda estar seguro de obtener los elementos correctos para completar con éxito su misión. Esta necesidad es tan antigua como la propia guerra, pero fue hace cien años cuando el estudio de la mejora de la identificación de materiales de suministro dio sus primeros pasos. Tras la Primera Guerra Mundial la Escuela de Ingeniería Militar francesa remarcaba la utilidad de describir cualquier material, como paso previo a su clasificación, con el objetivo de permitir la interoperabilidad y optimizar el almacenaje. Sus conclusiones no llegaron a ponerse en práctica ya que la inversión necesaria para ponerlo en marcha no se justificaba ante el prolongado periodo de paz que preveía la Liga de las Naciones.

Sin embargo, alguien sí que sacó provecho del estudio francés. Durante el período de rearme alemán de los años treinta, la Wehrmacht tomó su idea, siendo uno de los factores contribuyentes del éxito logístico del ejército nazi durante los primeros años de la Segunda Guerra Mundial. Por contra, al final de la contienda un informe sobre la logística militar estadounidense durante el conflicto llegó al presidente Roosevelt, mostrando que muchos de los materiales que habían sido urgentemente requeridos en el campo de batalla nunca habían llegado al frente.

El grupo de expertos formado por Roosevelt para analizar las causas en profundidad encontró que el principal problema se encontraba en la identificación de material. Aunque los materiales estaban disponibles en los almacenes americanos, como cada almacén tenía su propio sistema de inventario, la dirección logística no era capaz de tener una visión global de los recursos disponibles. La solución aportada por el grupo de expertos fue adoptar y mejorar el sistema alemán basado en el concepto del Artículo de Abastecimiento, identificando cada elemento mediante un código no significativo que sirviese de clave única para todos los artículos intercambiables, independientemente de su fabricante, distinguiendo cada artículo mediante una descripción que proporcionase al usuario su identificación en forma, montaje y función.

Cientos de personas lideradas por expertos de cada disciplina técnica trabajaron para generar las Guías Federales de Identificación de Artículos (Federal Item Identification Guides, FIIGS) que sirvieron de base para el Sistema Federal de Catalogación (Federal Catalog System, FCS). A la par que adquirían material militar americano bajo el Plan Marshall tras la Segunda Guerra Mundial, los países europeos fueron familiarizándose con estas guías, hasta que en 1953 los responsables logísticos de las fuerzas aéreas de cinco países (Bélgica, Francia, Alemania, Reino Unido y Holanda) se reunieron en Londres con el General Fischer, a cargo del FCS, y decidieron adoptar y compartir el sistema de catalogación americano. Cinco años después, su uso se había extendido a todos los países de la OTAN. Así, en 1958, se produjo el nacimiento del Sistema OTAN de Catalogación en París.

La clave del sistema es el concepto de artículo de abastecimiento (item of supply en inglés), definiéndose la catalogación como el “el proceso uniforme, cuyo desarrollo permite denominar, clasificar, identificar y numerar los artículos de abastecimiento, garantizando el establecimiento de una identidad universal, única y diferenciada para cada uno de ellos”. Y es necesario que distingamos entre el artículo de producción, “cada una de las piezas u objetos producidos por un fabricante conforme a sus propios planos de ingeniería, especificaciones y requisitos de calidad, e identificados por dicho fabricante mediante un código de referencia de artículo” y el artículo de abastecimiento, “todo artículo de producción, de uno o más fabricantes, seleccionado por una autoridad técnica competente para satisfacer una determinada necesidad logística de material, a cuyo fin constituye objeto de gestión logística”.

Dentro del Sistema OTAN de Catalogación, a cada artículo de abastecimiento de las Fuerzas Armadas (maquinaria, repuestos, consumibles, alimentos, vestuario, medicamentos, …) se le asigna un nombre de artículo único, una clasificación única, una identificación única y un Número OTAN de Catálogo (NOC) único (NATO Stock Number, NSN, en inglés). El identificador es el mismo para todos aquellos artículos que tengan las mismas características técnicas, independientemente de cual sea su fabricante, buscando facilitar la interoperabilidad, incrementar la efectividad de los sistemas logísticos, minimizar los costes e incrementar la eficiencia en las operaciones logísticas de las naciones usuarias del sistema.

Una vez que se determina que un artículo de abastecimiento es único, se fija su identidad mediante la asignación por parte de una Oficina Nacional de Catalogación (ONC) de un NOC (número OTAN de catálogo) exclusivo. El NOC se compone de trece dígitos, los cuatro primeros corresponden a la Clase OTAN de Abastecimiento (COA) y los nueve siguientes al Número de Identificación Nacional (NIN) asignado, dividido a su vez en dos primeros dígitos que hacen referencia al código de la Oficina Nacional de Catalogación y los siete siguientes a un número secuencial no significativo.

Los artículos de abastecimiento identificados con un NOC tienen que referenciarse a sus fabricantes. Para ello, a cada fabricante se le asigna un código de 5 caracteres llamado Código OTAN de Empresa u Organismo (NCAGE, NATO Commercial and Government Entity Code). Toda la información relativa a los diferentes NOC y NCAGE, la lista de naciones usuarias del sistema y las fuentes de suministro de los artículos se recoge en una publicación en línea de la Agencia de Adquisición y Apoyo de la OTAN (NATO Support and Procurement Agency, NSPA) denominada Catálogo OTAN de referencias para la logística (NMCRL, NATO Master Catalogue of References for Logistics).

El proceso de catalogación es un intercambio y procesado de información entre la industria y las Oficinas de Catalogación de cada país. Una vez fijada la lista de artículos a catalogar y con la información técnica necesaria para identificar los artículos, solo un identificador certificado por la Oficina de Catalogación puede preparar las propuestas de catalogación que se enviarán a la ONC para la asignación del NOC. En España, esta gestión se realiza a través de la aplicación informática SICAD, desarrollada entre el Ministerio de Defensa y la empresa pública Ingeniería de Sistemas para la Defensa de España (ISDEFE).

A día de hoy, el Sistema OTAN de Catalogación lleva más de 60 años funcionando ininterrumpidamente, y hay 72 países suscritos al mismo, no solo los 28 países de la OTAN, sino otras 44 naciones apadrinadas, gestionando más de 17 millones de artículos de abastecimiento únicos, 34 millones de referencias de artículos de producción y 2 millones de referencias de fabricantes.

Entre los beneficios económicos del sistema, la base de datos que recoge todos los artículos de abastecimiento ya catalogados permite identificarlos antes de dar de alta uno nuevo en el sistema, reduciendo el número de elementos a ser gestionados, eliminando directamente los costes de identificación, almacenamiento o gestión de elementos repetidos. Aproximadamente un 50% de los componentes utilizados en el diseño de cualquier equipo nuevo ya están catalogados en el inventario de la OTAN. Disponer de varios proveedores para un mismo elemento, o poder coordinar la compra de los mismos en grandes cantidades conlleva reducciones de precio.

Por su parte, la industria cuenta con un sistema común que permite buscar y seleccionar piezas o equipos que cumplan con sus requisitos técnicos de manera más eficiente que cualquier catálogo comercial. Las descripciones de los artículos de abastecimiento introducidos en el Sistema de Catalogación OTAN incluyen la forma, norma, dimensiones, material o tratamiento superficial de cada artículo, facilitando el trabajo de ingenierías militares o civiles a la hora de identificar cualquier elemento.

Operativamente, el sistema aumenta las oportunidades para la estandarización entre los países usuarios, de forma que puedan almacenar y compartir repuestos, así como identificar fácil y rápidamente elementos sustitutivos reduciendo los tiempos de parada o mantenimiento de sus equipos. El uso de un sistema común facilita el diálogo técnico entre las naciones usuarias y los diseñadores y fabricantes.

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Juan A Oliveira es Ingeniero Técnico Naval por la Universidade da Coruña y MBA por la UNIR. Desde 2013 edita y coordina el blog de temática naval vadebarcos.net. Puedes conectar con él a través de Twitter o LinkedIn.

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